OFFICIER PROGRAMME

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future. Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement. DESCRIPTIF DU POSTE L'Officier(e) de programme est en appui pour toutes les tâches de support et d’opérations (administratif, logistique, financier). Il/Elle travaille avec un nombre limité de projets sous la supervision du (de la) Coordonnateur (trice) de projet ayant le budget le plus important. Il/Elle collabore étroitement avec le (la) Coordonnateur (trice) de projet. Il/elle est basé à Bunia avec des missions ponctuelles d’appui sur le terrain, et répondra à une personne désignée comme superviseur direct. RESPONSABILITES CLES Planification et mise en œuvre des activités de support au programme Du point de vue Administratif : - Rédiger tout mémo, communiqués, lettres, rapport ou compte-rendu à la demande des projets ; - Préparer les documents administratifs nécessaires à l’équipe et au bon déroulement des activités sur le terrain (ex : ordres de mission, demande d’avance, etc.) ; - Assurer l'archivage des documents en utilisant un système de classification qui assure l'organisation et la confidentialité des données ; - Réceptionner, enregistrer, expédier les courriers administratifs (lettres reçues et lettres expédiées). Du point de vue Logistique et support : - Préparer les demandes d’articles, les demandes de sortie du stock et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items et de matériels, à la demande du (de la) Coordonnateur (trice) de projet ; - Communiquer avec la logistique, afin de faire le suivi des PRs en attente d’approbation, les commandes (POs) ou contrats de services en suspens ou en retard, et les items/services déjà reçus sur le terrain et en attente de paiement ; - Lorsque des informations supplémentaires sont requises de la part de l’équipe-projet, rechercher activement et rapporter à la Logistique le plus rapidement possible ces informations ; - Consigner l’état de toutes les commandes en cours et à venir dans un procurement plan au format Excel (canevas imposé) et informer régulièrement le (la) Coordonnateur (trice) de projet des commandes en suspens, en retard, ou dont on n’a aucune nouvelle ; - Lors de la réception d’une commande, assurer la vérification et la conformité de la qualité et de la quantité des items et matériels commandés ; - Assurer l’enregistrement, l’archivage de qualité des tous les documents concernant les données sur l’entrée et sortie de stock de tous les matériels, (Rapport de livraison, way Bill, Bon de réception des matériels) ; - Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain et le Warehouse Officer – et alerter le (la) Coordonnateur (trice) de projet en cas de rupture à venir ou de surstock, afin de les éviter ; - Préparer le planning des mouvements hebdomadaire de l’équipe-projet sur le terrain, en coordination avec le (la) Coordonnateur (trice) de projets et l’unité de Supply Chain ; - Au besoin, faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par les équipes-projet. Du point de vue Financier : - Préparer les documents financiers (demande de paiement, demande et justificatif d’avance, etc.) ; - Assurer le suivi régulier des signatures sur des documents expédiés au département de finances dans le processus de la mise en œuvre des activités des projets ; - Appuyer l’élaboration et la mise à jour régulière de la liste de numéros M-PESA de l’ensemble des partenaires et acteurs locaux devant bénéficier d’un paiement, afin de faciliter les paiements électroniques conformément aux attentes du bailleur ; - Préparer et soumettre à la Finance pour le compte des équipes-projet les demandes d’avance ou de remboursement, les demandes de paiement et les justificatifs correspondants ; - Communiquer avec la Finance à Bunia, si des items/services reçus sur le terrain ne sont pas marqués comme « payés » dans le System/Power BI dans Intégra alors qu’ils le devraient, jusqu’à ce que les paiements des fournisseurs/prestataires aient bien lieu et soient correctement reflétés dans le système ; - Faire le suivi des dépenses, et alerter le (la) Coordonnateur (trice) en cas de dépassement ou de sous-dépenses inquiétants sur les lignes du Programme, en cas d’apparition de transactions visiblement mal codées, et en cas de transactions « manquantes » ; - Échanger avec la Finance en cas de recodage de transaction à effectuer, et veiller à ce que ces recodages soient effectuées et visibles dans le système le plus rapidement possible. Suivi du partenaire local de mise en œuvre : - Veiller à obtenir et à archiver (physiquement et électroniquement) l’ensemble des contrats de services, accords de partenariat ou accords de contributions en nature, dûment signés par IRC et par chacun des partenaires locaux concernés ; - Accompagner et orienter techniquement les partenaires dans l’établissement des pièces justificatives de qualité respectant la procédure de IRC et des bailleurs ; - Préparer les déplacements des consultants et partenaires avant leur mission de terrain (réservation des vols, planification des mouvements, autorisation de voyage, ordre de mission, etc.) ; - Préparer les demandes de fonds des consultants et partenaires, faire le suivi de leur paiement et s’assurer que la liquidation des fonds qui leurs ont été alloués se fait conformément aux procédures IRC. Intégration et Développement au sein de l’équipe - Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, et financiers qui pourront se poser lors de la mise en œuvre du projet, en concertation avec le (la) Coordonnateur (trice) s de projet ; - Etablir une relation positive avec les membres de la communauté et les partenaires, et veiller au strict respect de la confidentialité ; - Sur demande du (de la) Coordonnateur (trice) de projet, assister aux réunions internes et externes à IRC. PROFIL REQUIS - Avoir un diplôme universitaire en science sociale, économique, informatique et tout autre domaine apparenté ; - Professionnel expérimenté dans l’appui administratif, logistique, budgétaire et financier à la réalisation de projets humanitaires ; - Expérience au sein d’une ONG internationale mettant en œuvre des activités dans le secteur de la santé et/ ou de l’urgence, notamment dans le domaine de la prévention et contrôle de l’infection ; - Au moins 3 ans d’expérience antérieure au poste similaire constitueront un atout ; - Expérience du t